Зачем бизнесу ERP-система и как её выбрать

Что такое ERP‑система

Расшифровка термина ERP-система (Enterprise Resource Planning) переводится как «планирование ресурсов предприятия». Это суть программы, которая автоматизирует управление бизнес процессами. ERP-система упрощает учёт, закупки товаров, работу с персоналом, производство, продажи и другие составляющие предпринимательства. Допустим, сотрудник компании ушёл отпуск. С помощью ERP-системы его статус зафиксирован в отделе кадров, обязанности переданы другому работнику, бухгалтерия готовит отпускные выплаты. Все подразделения предприятия в курсе изменений без бюрократии и потери времени. Точно так же это работает и с другими бизнес-процессами. Например, покупка в магазине ноутбука сразу отражается в системах учёта склада и логистики, в общем финансовом отчёте, структуре маркетинга и учёта клиентов.

По данным исследования СберАналитики предприятия и организации в России всё больше автоматизируют управление, планирование, другие бизнес-процессы. 24% компаний делают это при помощи ERP-систем. Среди положительных изменений от их внедрения в работу компании или предприятия отмечают более точный учёт — 36%, улучшение обслуживания клиентов — 27%, быстро принятие решений по управлению — 26%.

Состав и схема работы ERP

• Базу данных. Это централизованное хранилище упорядоченной информации, нужной для работы программы. Данные можно извлекать и использовать при подключении любого модуля. Среди информации, например, номенклатура товаров, партнёры, сотрудники, реквизиты, документы и транзакции, планы продаж, закупок и производства, штатное расписание и т.д.
• Платформу. Это программное обеспечение, содержащее справочник по работе с ERP системой. Платформа обеспечивает её функции, интеграции, инструменты разработки и управления. Эту составляющую можно настраивать под требования предприятия, добавлять новых пользователей, модули. Доступно внедрение в неё новых технологий и встроенных сервисов.

Изображение от pikisuperstar на Freepik

• Модули. Это отделы программы, ответственные за её функционирование. Их набор зависит от вида и назначения ERP-системы. Есть типовые модули, включённые во все программы, а также дополнительные и отраслевые для производства, сферы услуг, торговли. Они быстро обмениваются данными друг с другом, благодаря интеграции.
• Интерфейс. Это программные и визуальные элементы, с помощью которых пользователи взаимодействуют с системой. В интерфейсе вводят данные, управляют процессами, выполняют необходимые задачи. В нём настраивают уровни доступа в программе.

ERP-система состоит из взаимодействующих модулей, которые контролируют:

• Финансы предприятия или компании. Упрощается учёт товаров на складе и продаж, отслеживается кредиторская и дебиторская задолженность, формируется отчётность. Автоматизируются и другие финансовые процессы, что снижает риск ошибок.
• Бюджеты и планирование. Модуль обеспечивает решения по планам расходов, продаж, производства, инвестирования, а также сравнение с текущими и прошлыми показателями. С его помощью выполняется моделирование стратегий в зависимости от рыночных условий.
• Снабжение складов, закупки. ERP-система облегчает выбор поставщиков, сырья, товаров, услуг. Все процессы происходят централизованно, что позволяет снизить риск затаривания складов и дефицита. Модуль упрощает взаимодействие с поставщиками товаров и контрагентами при заключении контракта и при дальнейшей работе.
• Управление производством. Модуль отвечает за формирование заказов, расчёт материалов, организацию рабочих процессов. Здесь можно составлять графики работы оборудования и сотрудников, контролировать объёмы выработки, анализировать себестоимость производства.
• Учёт и логистику. Модуль необходим для решений по приёму, расположению, отгрузке, доставке товаров, материалов. Автоматизация этих процессов позволяет избежать путаницы и потерь, так как отслеживаются партии, серии, сроки годности товаров, взаимодействие с грузоперевозчиками. Модуль участвует в выстраивании цепочки поставок.
• Продажи и обслуживание клиентов. С модулем контролируют работу с аудиторией от заказа до выставления счёта и приёма оплаты. Он обеспечивает аналитику для роста продаж, выстраивания маркетинговых стратегий, других решений. Модуль отвечает за управление заказами, ведение договоров. Можно создавать персонализированные услуги и другие способы повышения лояльности клиентов.
• Исследования и разработки. Это модуль для управления производством или продажами — от идеи и проектирования до выхода на рынок. С его помощью предприятие контролирует документы, спецификацию, соответствие стандартам. Цель — снизить затраты денег и времени на разработку, снизить риски.
• Управление активами компании. Среди функций этого модуля учёт и контроль оборудования, техники, зданий. Он помогает использовать активы эффективно, вовремя ремонтировать, избегать простоев, отслеживать траты на обслуживание и эксплуатацию.
• Кадровый учёт. Модуль используется в управлении персоналом. Он отвечает за ведение личных дел сотрудников, учёт рабочего времени, отпусков, дней нетрудоспособности. Сюда же относится отслеживание KPI¹ работников, начисление зарплат, решения по премированию, а также штрафы и отчисления в налоговую и Социальный фонд РФ.

При работе с ERP-системой пользователи переключаются между модулями. Руководство предприятия или компании может настроить ограничения доступа.

Чем ERP отличается от CRM

Чтобы понять различия между ERP и CRM нужно знать, что означает вторая аббревиатура. CRM (Customer Relationship Management) — система управления взаимоотношениями с клиентами. В ней собираются данные аудитории бизнеса, включая личную информацию, взаимодействие с компанией — заказы товаров, обращения в службу поддержки, отзывы, покупки, время и характер коммуникаций. Эта программа нужна для учёта работы с клиентской базой, её изучения. CRM помогает полнее удовлетворять запросы покупателей, выстраивать маркетинг для каждого сегмента аудитории, увеличивать продажи. Она полезна предприятиям, компаниям, где есть клиенты и несколько каналов взаимодействия с ними.

ERP обеспечивает решение намного большего количества задач. Это преимущественно управление бизнес-процессами, включая производство и работу с клиентами. Обе системы могут дополнять друг друга, а при многофункциональной ERP возможно внедрение в неё модуля CRM.

Пример эффективного взаимодействия систем управления и работы с клиентами — панель «Ритейл». Многомодульный вариант помогает предприятию или компании анализировать:

• социально-демографические характеристики клиентов и покупательское поведение, а также его мотивы;
• динамику транзакций;
• динамику товарооборота, среднего чека;
• факторы роста и падения объёма продаж;
• приток и отток клиентов;
• выручку по типу покупателя;
• динамику и категории расходов;
• аудиторию и показатели конкурентов.

Всё это бизнес может использовать для поиска слабых мест, точек роста. Анализ данных помогает создавать работающие маркетинговые стратегии, контролировать своё положение на рынке, повышать конкурентоспособность. С ним проще переориентировать производство или торговлю, принимать решения по управлению.

Зачем бизнесу нужна ERP

Внедрение ERP-системы обеспечивает решение многих задач по управлению бизнесом. С ней компания или предприятие имеет следующие преимущества:

• Экономит время сотрудников на рутинные процессы. Например, автоматизируются повторяющиеся действия, и можно освободить часы для сложных, срочных, уникальных задач.
• Быстро извлекает данные для принятия решений. Информация о заказах, поставках товаров, финансах, других деталях работы выдаётся в реальном времени, чтобы можно было оперативно анализировать и корректировать ситуацию.
• Получают разные данные в единую базу учёта. Отделы продаж, склады, другие подразделения работают с общей информацией, что обеспечивает согласованность решений.
• Получает упрощённый доступ к отчётам и аналитике. ERP-система использует стандартные правила учёта, можно создавать документы с помощью встроенных инструментов и не собирать дополнительно данные из разных источников.
• Проще ведёт бухгалтерию. С внедрением программы автоматизируются расчёты с сотрудниками и контрагентами, создание проводок, налоговый учёт, снижается количество ошибок и обеспечивается соответствие законодательству.
• Получает возможность упростить оформление продаж и общение с клиентами. Доступно управление сделкой от заказа до отгрузки товара и оплаты, а также интеграция с CRM, чтобы хранить историю взаимодействий с клиентом в одном месте.
• Координацию между отделами и филиалами компании. ERP позволяет им работать, принимать и выполнять решения согласованно вне зависимости от места расположения.

Изображение от freepik

В результате в бизнесе появляются положительные изменения:

• Повышается эффективность работы предприятия или компании. Это происходит за счёт оптимизации бизнес-процессов — сотрудники достигают больших результатов при меньших ресурсах. Рутину выполняет система, люди тратят меньше времени на поиск данных и больше — на стратегические задачи.
• Становится более прозрачной ситуация в целом. ERP-система показывает единую картину бизнеса в реальном времени. Руководитель предприятия или компании, начальники отделов могут смотреть, сколько товара осталось на складе, как работают сотрудники, какое количество денег на счёте.
• Ускоряется документооборот. Внедрение программы исключает путаницу в учёте и потерю документов, так как они передаются в электронном виде в один−два клика. Можно использовать шаблоны и интеграцию данных.
• Снижаются риски. Контроль управления бизнес-процессами исключает нарушения и обман, а чёткое планирование и прогнозирование избавляют от перебоев с закупками, кассовых разрывов. Система предупреждает возможные проблемы, например, сигнализирует о том, что товар на складе заканчивается.
• Упрощаются бизнес-процессы. Можно их стандартизировать, а сотрудники получают простые инструменты для сложных задач, например, для управления заказами или запасами на складе. Для принятия и выполнения решений не нужно оформлять массу бумажных документов.
• Повышается манёвренность бизнеса. Компания получает свежую аналитику, что позволяет быстро реагировать на изменения рынка и перестраивать бизнес-процессы. Можно без задержек перераспределять ресурсы, например, при увеличении спроса на товар ускорить производство, увеличить закупки, нанять больше сотрудников.

Преимуществ внедрения ERP-систем может быть ещё больше, это зависит от её вида и отрасли бизнеса.

Виды ERP-систем

ERP-системы классифицируют по нескольким признакам:

• По назначению. Программы бывают универсальные и отраслевые. Первые подходят для типовых задач, могут использоваться небольшими компаниями. Отраслевые содержат модули, необходимые для управления в определённой сфере. Например, ERP-системы для предприятий энергетики и ЖКХ отличаются от программ для торговли или производства.
• По структуре. По этому признаку ERP-системы бывают монолитными и модульными. Первые представляют собой готовые решения для управления производством или бизнесом. Модульные можно пополнять новыми инструментами и функциями под потребности компании, как, например, панель «Ритейл» СберАналитики. С ней клиенту доступна кастомизация данных под индивидуальные нужды бизнеса и выбор модулей.
• По способу хранения данных. Системы бывают облачными, локальными, гибридными. У первых программное решение размещается в облаке, клиент получает доступ по подписке. Локальная модель предполагает установку программного продукта на сервер компании. Гибридная означает, что часть инструментов и данных будут в облаке, а часть размещается локально.
• По типу организации. Программы бывают открытыми, приватными и гибридными. Первые предполагают доступ для всех пользователей к общим функциям, кроме данных компании. С приватными работают только сотрудники, а технические возможности адаптируются под задачи. Гибридные включают оба варианта.

Применение ERP в разных отраслях бизнеса

Использование ERP-систем различается для разных сфер:

• В розничной торговле их применяют в управлении продажами и связанными с ними процессами. Можно анализировать спрос, пополнять запасы на складе, отслеживать логистику. Доступен анализ маркетинга, повышение среднего чека и конверсии сайта. Система эффективна для торговли на маркетплейсах, в офлайн-магазинах, для e-commerce². Если продавец оформляет покупку, сначала в программе проверяет наличие товара на складе, заказывает, получает подтверждение, ставит задачу службе доставки, принимает оплату. Одновременно в системе сохраняется уменьшение запаса на одну единицу, учёт платежа.

Изображение от freepik

• В производстве управление с помощью ERP-системы означает расчёт мощностей, материалов, запасов. Сюда же входят логистика, контроль производственного цикла, повышение оборачиваемости запасов. Программа помогает следить за использованием оборудования, чтобы не было простоев, снижать расходы на производство, уменьшать промежуток времени от получения заказа на продукт до платежа за него.
• В сфере услуг программа помогает отслеживать задачи по каждому заказу и клиенту. Она упрощает учёт времени на выполнения работы и себестоимости услуг. Можно оценивать расходы и результаты. Не менее важно изучать спрос, клиентскую базу и конкурентов. Это позволяет делать компании персональные предложения лояльной аудитории, сохранять рентабельность и расти.
• В оптовой торговле ERP-систему используют для управления поставками. Она помогает отслеживать время выполнения заказов — главный показатель этого бизнеса. Компании работают с большими объёмами товаров. Важно снизить расходы на распределение по разным клиентам, контролировать оборачиваемость, чтобы не допустить затаривания складов. Это позволяет сократить время от оформления заявки на поставку до получения платежа. Не менее важна логистика, чтобы выполнять обязательства и избежать штрафов. Ещё одна функция системы — прогнозирование продаж, особенно при торговле сезонными товарами.

Как внедрить ERP-систему: пошаговая инструкция

Внедрение ERP-системы состоит из шагов:

• определения запросов бизнеса;
• выбора программы;
• настройки;
• обучения персонала и тестирования;
• запуска;
• анализа результатов.

Определение запросов бизнеса

Нужно оценить решение текущих задач и структуру бизнес-процессов. Это помогает понять, насколько эффективна работа компании, какие проблемы отмечены в управлении и обмене данными. Недостатки и есть основа для нужд бизнеса. Это может быть низкой уровень взаимодействия между отделами, путаница в запасах и остатках на складе, большая трата времени на финансовый учёт.

Выбор программы

Можно подключить готовое решение, например, для магазинов, производств, складов. Есть модульные системы, которые можно настроить под нужды компании. При выборе нужно учитывать цели, объём бизнеса, задачи, бюджет, так как ERP для небольших фирм не поможет холдингу разрешить проблемы управления.

Настройка

Здесь анализируют подключаемые бизнес-процессы, другие данные, адаптируют программное обеспечение под задачи бизнеса. Устанавливаются параметры: модули, структуры справочников, правила документооборота. Здесь же определяют доступ прав пользователей, что важно для удобства применения и безопасности. Необходимо настроить интеграцию с другими системами, если они есть, дополнительными сервисами.

Обучение персонала и тестирование

Пользователи должны уметь работать с программой до запуска. Ключевые сотрудники изучают её углублённо, чтобы исполнять функции администрирования. Рядовые пользователи учатся выполнять ежедневные операции, вносить и извлекать данные, переключаться между модулями, если это необходимо.

Изображение от pressfoto на Freepik

Обучением занимаются специалисты, которые установили программу, или IT подразделение компании-заказчика. Тестирование проводится в два этапа: ключевые пользователи проверяют настройку, конечные выполняют свои операции. Нужно записать ошибки и замечания, чтобы специалисты поставщика программного обеспечения их исправили.

Запуск

После пробного запуска ERP-систему применяют в решении реальных задач, но с узким кругом пользователей. Проверяется передача данных, интеграция. Если обнаруживаются недочёты, их устраняют. Затем увеличивают число пользователей, постепенно доводя их до запланированного.

Анализ результатов

Пользу системы оценивают через несколько месяцев. Можно видеть, какие процессы автоматизированы, где новый подход принёс экономию времени и ресурсов. Здесь же оценивают расхождения между запланированным и фактическим результатом. В анализ входит сравнение показателей и мнение пользователей. Можно найти слабые места в управлении с помощью программы и в бизнесе в общем. Выводы позволяют внести изменения в использование инструмента автоматизации, запланировать более глубокое его внедрение.

ERP-система облегчает управление бизнесом, помогает ему развиваться. Её ввод в работу требует усилий, но при верном выборе модели они быстро окупаются.

¹KPI (Key Performance Indicator) — ключевые метрики эффективности

²E-commerce — электронная коммерция, при которой товары продают через интернет