BI-системы: как работают и для чего нужны бизнесу

Что такое BI-системы и как они работают

BI-система (Business Intelligence — бизнес-аналитика) — это платформа для накапливания, структурирования и анализа данных, полученных в результате деятельности организации. Собирается текущая информация и в ретроспективе, преобразуется в удобный для рассмотрения вид — дашборды (интерактивные панели управления для визуализации ключевых показателей из различных источников в режиме реального времени) с графиками, таблицами, диаграммами, схемами. С помощью платформы пользователи могут найти закономерности, тенденции, проблемы в работе, чтобы принимать управленческие решения. Например, доступна оценка эффективности рекламной кампании, прогнозирование спроса на товары и услуги, контроль расходов и исследование других бизнес процессов. BI-система анализирует большой объём информации, поэтому результат получается максимально точным. Платформы используют в бизнесе, а также в других сферах с несколькими показателями деятельности: финуслугах, здравоохранении, образовании, госуправлении, IT, логистике и т.д.

Работа BI-системы состоит из следующих этапов:

• Извлечение информации. Её собирают из нескольких источников, это могут быть CRM система¹ компании, её сайт, бухгалтерские и маркетинговые сервисы, электронные базы и хранилища данных.
• Преобразование информации. Её нужно расшифровать, избавить от ошибок, убрать дублирующие данные, привести в удобный для анализа формат.
• Загрузка в хранилище. Оно должно быть централизованным, чтобы у пользователей был доступ ко всем данным, также информация структурируется.
• Анализ. Используются разные методы: данные объединяются по общим признакам, рассчитываются и сравниваются нужные компании показатели, выявляются тренды и аномалии, строятся прогнозы.
• Визуализация. Для наглядности и быстрого восприятия информации она упаковывается в интерактивные дашборды с таблицами, графиками, диаграммами и другим визуалом.
• Коллаборация. Платформа даёт возможность подразделениям компании обмениваться дашбордами и отчётами для совместной работы над ошибками и прогнозирования.

Изображение от freepik

Применение такого инструмента как BI-системы позволяет бизнесу:

• находить проблемы;
• обнаруживать неочевидные возможности для развития;
• упростить получение важных данных из разных источников;
• экономить время для анализа эффективности;
• получать конкурентные преимущества.

С BI-системами работают BI-аналитики, но пользователями могут быть руководители компаний, менеджеры по продажам, финансисты, сотрудники отдела кадров, маркетологи, специалисты по IT и логистике.

В чём разница между BI-системами и системами сквозной аналитики

BI-системы и системы сквозной аналитики (ССА) различаются по целям использования, формату и масштабу работы, видам отчётов:

• Платформы на базе анализа больших данных обрабатывают огромный объём информации. ССА доступно меньшее её количество в основном узкой направленности.
• BI-системы могут анализировать все бизнес-процессы, которые существуют в компании. ССА применяются для разработки маркетинговой стратегии, повышения её эффективности.
• Системы бизнес-аналитики визуализируют изученную информацию в виде дашбордов с разными форматами отчётов, которые автоматически обновляются. ССА предоставляют сведения в таблицах Excel, обновлять их нужно вручную.

Какие задачи решают BI-системы

BI-системы могут выполнять несколько задач:

• Управлять ресурсами компании. В хранилище есть данные о планах, выполненных продажах, заказах. На базе этой информации прогнозируется спрос, расходы на закупки, транспорт и другие необходимые траты.
• Изучать потребности клиентов. Анализ показывает, как покупатели воспринимают продукт, товар или услугу. Это помогает понять покупательское поведение, мотивы, интересы и доработать предложение в соответствии со спросом.

Изображение от senivpetro на Freepik

• Найти закономерности в показателях. Аналитика даёт пользователю информацию о цифрах в разное время на протяжении выбранного периода. Можно заранее подготовиться, например, к повышению спроса или предотвратить спад продаж активным продвижением продукта.
• Выяснить причины снижения прибыли. В хранилище BI-системы есть цифровые данные и сведения о бизнес-процессах, которые влияют на доходность компании. Анализ покажет, почему снижается выручка, и поможет найти способы исправить ситуацию.

С помощью систем бизнес-аналитики можно изучать целевую аудиторию, выявлять тренды своего рынка, распределять бюджет, контролировать и оценивать работу сотрудников. По итогам исследования платформа выдаёт структурированный отчёт, на базе которого можно принимать управленческие решения. Среди инструментов бизнес-аналитики на базе больших данных есть такие, которые предлагают способы устранения найденных проблем. Одновременно они прогнозируют результаты предложенных решений, что экономит время и ресурсы. Бизнес стал чаще использовать аналитические системы с искусственным интеллектом. По данным исследования СберАналитики, сейчас их внедрили 23% компаний.

Виды BI-систем

Существует несколько видов BI-систем, которые делятся по разным параметрам:

• Месту расположения хранилища данных и доступу к ним. Облачные платформы содержат информацию на удалённых серверах, не принадлежащих пользователю. Войти в них можно из любой точки при наличии интернета. Локальные устанавливаются на серверах компании. Доступ к ним через внешние сети невозможен, что повышает безопасность.
• Источникам данных. Некоторые платформы используют только внутреннюю информацию компании — из CRM-системы, ER², собственных баз. Другие BI-системы в качестве источников берут и внешние — соцсети, сайты других компаний, госструктур, сервисы аналитики, чужие базы данных с открытым доступом.
• По функционалу. Есть аналитические инструменты, которые выдают стандартизированную отчётность по текущим показателям компании. Другие системы выполняют оперативный анализ данных, то есть помогают пользователям изучать их и сравнивать. BI-платформы с прогнозной аналитикой исследуют информацию за разные периоды времени, находят закономерности и на базе этого строят прогнозы.
• По способу хранения данных. OLAP-платформы³ содержат их в компактном виде, поэтому быстро выполняют аналитические запросы. ROLAP-системы⁴ хранят данные в реляционных таблицах, что даёт возможность работать с большим объёмом сведений, хотя аналитика занимает больше времени. Гибридные аналитические инструменты сочетают оба подхода.
• По масштабу. Есть технически сложные платформы, требующие настройки специалиста и обучения пользователей. Для более простых задач используют приложения с упрощённым интерфейсом, с которыми можно работать, не обладая техническими навыками.

Как выбрать

Аналитическую платформу выбирают в зависимости от нужд и масштаба бизнеса, на предпочтения влияет и отрасль. Важно обращать внимание на следующие критерии:

• Функциональность. Нужно, чтобы программа обеспечивала возможности, которые необходимы компании для аналитики. Например, оценивать разные показатели, работать с внутренними и внешними источниками. Важны функции создания отчётов, выдачи данных в комфортных форматах (таблицы, графики, схемы). Удобна возможность пересылать дашборды разным пользователям.
• Простоту применения. Обязателен понятный интерфейс, удобная настройка. Иначе пользователи будут долго разбираться с программой или часто обращаться за помощью к специалисту. На аналитику уйдёт много времени, что негативно скажется на рутинной работе компании. Чтобы заранее убедиться в простоте программы, лучше выбрать вариант с демоверсией.
• Безопасность. Данные по продажам, другие показатели должны быть защищены от посторонних, а также от случайной утечки или удаления файлов в результате ошибки. Это особенно важно, когда аналитикой занимаются несколько пользователей. Полезны несколько режимов доступа, например, ограничение возможностей редактирования отчётов или проектов.
• Масштабируемость и возможность адаптации. Это важно, так как бизнес развивается, появляется больше данных для аналитики, новые продукты, процессы. Нужно, чтобы аналитический инструмент можно было настроить под возросшие потребности компании.
• Интеграция с другими системами бизнеса. Взаимодействие панели аналитики с CRM, ER, BPM⁵, программами складской отчётности, кадрового документооборота помогает составить полную картину. Это позволяет учесть детали, которые могут оказаться критически важными, составить точный прогноз и получить безошибочные рекомендации.

Процесс внедрения BI-систем

Ввод системы аналитики в работу компании зависит от её специфики, но можно выделить обязательные шаги:

• Определить требования к аналитической платформе. Нужно понять, какие задачи будут решаться с её помощью, каких целей планируется достичь. Например, контроль продаж по филиалам, поиск причин уменьшения показателей. Дополнительно можно опросить сотрудников разных отделов о нюансах, которые важно изучать.
• Определить нужные данные. Это список показателей, которые будут анализироваться (продажи, число клиентов, динамика среднего чека и т.д.), и источников информации. Важно убедиться, что сведения достоверны и будут автоматически обновляться. Источники должны быть надёжными и доступными.
• Выбрать инструмент для решения задач. Нужно сравнить предложения по функционалу, стоимости, удобству. Также важна гибкость платформы, функции ИИ, которые дают преимущества в виде прогнозов и рекомендаций.
• Настроить платформу. Важно, чтобы были подключены необходимые функции и источники, структурировано хранилище. Нужно выбрать метод преобразования данных, скорректировать процессы. Обязательна настройка автоматического обновления и проверка создания выбранного визуала. Всё это делают разработчики.
• Протестировать инструмент аналитики. С помощью программы создают отчёт, детализируют до нужного уровня, сверяют полученные показатели с реальными. Нужно убедиться в удобстве работы, устранить недочёты, если они обнаружились.
• Обучить сотрудников. Можно создать пользовательское руководство, записать видео, организовать вебинары. Пользователи должны уметь заходить в систему, работать с интерфейсом, находить информацию. Важно понимать, как полученные во время обучения знания и навыки будут применяться в анализе.

BI-системы помогают изучать внутренние процессы в бизнесе. С углублённым анализом показателей получают точные данные о верных шагах, ошибках, а также прогнозы и рекомендации, которые поднимут компанию на новый уровень. Можно ускорить принятие решений, планировать действия, корректировать расходы, повысить конкурентоспособность.

¹CRM-система (Customer Relationship Management) — программа для управления взаимоотношениями с клиентами.
²ER (enterprise resource planning) — автоматизированная система управления предприятием.
³OLAP (Online Analytical Processing) — системы для оперативной аналитической обработки данных.
⁴ROLAP (Relational Online Analytical Processing) — архитектура OLAP-систем, основанная на реляционных базах данных.
⁵BPM (Business Process Management System) — программа для управления бизнес-процессами.